Nota obciążeniowa - co to jest
Nota obciążeniowa znana jest także jako nota księgowa. Jeszcze inni mogą nazywać ją notą uznaniową lub obciążeniowo-uznaniową. Co ciekawe, nie ma ona jednolitego wzoru. Nie ma też jasno określonych zasad jej przygotowania. A jednak jest to dokument przydatny i dosyć często wystawiany.
Notę obciążeniową możemy wystawić np. w ramach kary za nieterminową płatność. Możemy zrobić to również online. Nie jest to rozległy w formie dokument. Wystawiamy go zazwyczaj wtedy, gdy chcemy obciążyć daną personę kosztami, które nie podlegają opodatkowaniu VAT. Sytuacji, w których stosuje się notę jest całkiem sporo.
W jakich sytuacjach wystawia się notę obciążeniową
Chcą przerzucić na nabywcę koszty niepodlegające opodatkowaniu VAT bądź też korygując pomyłki, które znalazły się w wystawionych wcześniej dokumentach księgowych, możemy sięgnąć po notę uznaniową. Również towarzystwa ubezpieczeniowe sięgają po ten instrument. Warto jednak pamiętać o nocie obciążeniowej w kontekście zadłużenia. Może być ona wystawiona w sytuacji naliczenia odsetek za opóźnienia w spłacie należności albo w wyniku udzielenia kary umownej za nieterminowe uregulowanie konkretnego zobowiązania finansowego.
Istotą noty księgowej jest wsparcie w odzyskiwaniu należności. Stosuje się ją w sytuacjach, w których nie można wystawić zwykłej faktury. Może pojawić się także w pewnym momencie w ramach procesu windykacji.
Jak wystawić notę obciążeniową
Przypomnijmy, że jeden ustalony szablon wystawiania noty obciążeniowej nie istnieje. Przepisy prawne nie określają żadnych reguł sporządzania takiego dokumentu. Osoba nie zajmująca się na co dzień księgowością, przed jej wystawieniem powinna zapoznać się z tekstem Ustawy o rachunkowości. Samo przygotowanie noty nie powinno być nazbyt skomplikowane.
Jeśli chcemy wystawić notę księgową, starajmy się być możliwie precyzyjni. W dokumencie warto zawrzeć konkretne informacje takie, jak: opis operacji, datę oraz jej wartość, strony biorące w niej udział, rodzaj dowodu i jego numer. Ponadto gotowy tekst noty powinien zostać opatrzony podpisem wystawcy. Notę obciążeniową może wystawić sam przedsiębiorca. Może to zrobić także inny pracownik jego firmy.
